OBJETO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El presente documento tiene por objeto desarrollar, interpretar y aplicar los procedimientos establecidos en concordancia con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la complementan, modifican o adicionan el Tratamiento y protección de datos personales. 

Con el fin de propender por un relacionamiento fluido con la ciudadanía, esta política tiene como fin crear un escenario en el que el derecho a la privacidad sea garantizado de forma íntegra. Por esa razón, los registros realizados en esta plataforma digital serán tratados obedeciendo todos los parámetros legales. 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cumpliendo con el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013, a continuación, se incluye el aviso de privacidad contentivo en los datos personales del responsable de la Política de Manejo de Datos Personales:

• Nombre: Juliana Aray Franco 
• Oficina: Edificio nuevo Congreso Carrera 7 No. 8 – 68 Oficina 210
• Correo electrónico: utl.juliana-aray@camara.gov.co 

DEFINICIONES

De acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se presentan las siguientes definiciones:

• Base de datos: organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural.
• Dato público: es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titula para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

PRINCIPIOS

La presente Política de Tratamiento de Datos se interpretará y aplicará a partir de los siguientes principios rectores, enunciados de forma textual en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad:el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
• Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
• Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Datos Personales, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, se implementa a partir de los siguientes derechos en cabeza de los Titulares:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

FINALIDAD DE LA POLÍTICA DE DATOS

Juliana Aray Franco tiene la facultad de usar los datos personales para:

• Enviar información relacionada con campañas políticas, activismo político y actividad relacionada a la labor legislativa de la Representante Juliana Aray Franco.
• Enviar al correo electrónico, físico, dispositivo móvil, celular, vía mensajes de texto y/o cualquier otro medio de comunicación digital información publicitaria, invitaciones, convocatorias, etc, de campañas, eventos y demás actividades asociadas a la labor política de Juliana Aray Franco.
• Enviar encuestas, sondeos y demás materiales interactivos que permitan una interacción con la actividad política y legislativa de Juliana Aray Franco.
• Crear bases de datos para los fines descritos en el presente acápite.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Los datos proporcionados únicamente podrán ser utilizados para los fines descritos anteriormente. Por esta razón, Juliana Aray Franco no podrá transferirlos, venderlos, licenciarlos, transferirlos o divulgarlos con excepción de los siguientes eventos o escenarios fácticos:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES Y PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con los mandatos de la Ley 1581 de 2012 en su Título V, Juliana Aray Franco será la encargada de responder las peticiones, reclamos consultas y demás que alleguen los Titulares o sus causahabientes, en concordancia con los Derechos que les asisten. A continuación, se describe el proceso mediante el cual se le dará traslado a las distintas comunicaciones asociados a la Política de Datos. Las consultas, peticiones y reclamos deben allegarse vía correo electrónico a la dirección: utl. Juliana-aray@camara.gov.co . De igual forma, pueden allegarse a la siguiente dirección: Edificio nuevo Congreso Carrera 7 No. 8 – 68 Oficina 210, Oficina H. R. Juliana Aray Franco. 

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

CONSIDERACIONES FINALES

Cualquier cambio, variación o actualización que se realice sobre la presente Política será notificado en la página. 

La Política de Tratamiento de Datos Personales estará disponible para su consulta de forma permanente en la página web. 

ACEPTACIÓN

 Los titulares de los datos e información aceptan de forma expresa el tratamiento de sus datos personales en concordancia con los términos de la presente Política de Tratamiento de Datos, al momento de efectuar su registro en la página web. Así mismo también aceptan recibir mensajes con información sobre mi actividad política y legislativa.

VIGENCIA

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su contenido regirá a partir de la fecha de su publicación.